(명사칼럼)
업무보고의 전략과 지혜
▪업무보고에 대한 직장인의 인식과 현실의 문제점
업무보고를 통해서 발탁 승진되는 경우가 있는가 하면 그 반대로 좌천되거나 불이익을 당하기도 한다. 업무보고를 너무 안 해서 독촉 받거나 질책 당하기도 하고, 쓸데없는 내용을 너무 자주 요령 없이 보고하다 핀잔을 당하기도 한다. 업무보고는 공식적 문서로 할 수도 있지만 경우에 따라 간단한 메모 형식과 구두로 할 수도 있다.
업무보고는 통상 업무의 계획과 추진 전략, 중간 추진 과정 및 결과, 그리고 최종 사업결과에 관하여 이루어진다. 업무보고의 형식은 필요에 따라 매우 다양한 형식으로 이루어진다. 목적과 필요성에 맞게 업무보고를 하는 요령을 체득하면 직장 생활이 편해지고 즐거울 수도 있다. 성공적 직장 생활을 위해 각자의 업무보고 스타일을 한번 점검해보고 반성해보는 것은 필요한 것 같다.
▪업무보고의 일반적 내용과 방법
업무보고는 본인의 입장에서 보면 자신이 담당한 사업이나 업무의 목적, 진행 과정. 결과를 상부에 알리고 협조를 도모하는 과정이며, 조직의 입장에서 보면 직원들의 과업 및 업무 수행 결과를 확인 점검 및 평가하는 과정이 될 수 있다. 따라서 모든 조직에서 그 특성에 따라 업무보고의 내용, 형식 및 주기가 다를 수는 있어도 업무보고 제도를 채택하지 않는 경우는 없다.
업무보고는 통상적인 업무는 말할 것도 없고, 다양한 사업 내용을 포괄하기 때문에 조직의 형태와 특성에 따라 다양한 업무보고 양식이 존재하며, 보고 형식도 구두 또는 문서 및 혼합 형식 등 다양하다. 업무보고의 주기도 일일, 주간, 월간, 연간 등으로 나눠지기도 하며 수시 보고 등이 있을 수 있다.
다양한 내용과 다양한 형식의 업무보고가 조직의 특성과 요구에 따라 존재하지만 업무보고의 방법 및 요령은 업무의 목적, 추진과정 및 결과를 상부에 알리는 행위란 점에서 기본적으로 공통점이 있다. 가장 기본적인 요령과 방법은 6하 원칙으로 보고하는 것이다. 즉, 무슨 일을 누가 언제 어디에서 어떻게 추진한 결과가 무엇인지를 보고하는 것이다. 이렇게 보고하는 이유는 보고 내용을 명료하고 알기 쉽게 만들기 위한 것이다.
▪성공적인 업무보고의 전략과 지혜
업무보고는 6하 원칙에 따라 목적과 내용을 분명히 인식하고 간명하게 보고하는 것이 기본이며, 보고의 목적을 보고자의 입장에서 성공적으로 달성하려면 많은 전략과 지혜의 발휘가 필요할 수도 있다. 직장생활에서 공통적인 업무보고의 전략과 유의할 일반적 사항을 살펴본다. 우선은 보고의 목적과 필요성을 분명히 인식하는 것이다.
통상적이고 의례적인 보고인지, 아니면 상부에 오해를 불식시키기 위한 것인지. 애로사항을 알리고 추가적 지원과 협조를 구하기 위한 것인지 등에 따라 보고의 전략을 달리하는 것이다. 통상적이고 의례적인 보고라도 기존 보고 양식에 따라 간명하게 하되 특이점과 개선점은 분명히 하는 것은 좋을 것이다.
상부에 오해가 있거나 우려가 있는 경우에는 우려와 염려의 원인을 분명히 진단하고, 이를 불식하기 위한 방안들을 제시하여 상급자가 납득할 수 있도록 만들어야 한다. 그리고 지원과 협조가 필요한 경우에는 애로 사항의 원인과 문제점을 진단하고 협조 요청 내용을 조목조목 분명히 제시하는 것이다.
다음은 보고 받는 상사가 누구이며 그분의 관심사와 요구가 무엇인지를 사전에 파악하고 그러한 요구에 대한 응답이 보고 내용에 담기도록 유의하는 것이다. 첫째는 보고의 시점(타이밍)을 잘 탐색하여 정하는 것이다. 너무 늦어도 안 되지만 너무 일러도 효과가 반감될 수 있다. 둘째는 상급자가 과업 추진의 전문성과 능력을 신뢰할 수 있도록 사업 내용을 잘 분석하고 정리하여 전문적 핵심 용어나 문장으로 간명하게 보고하는 것을 유념하는 것이다. 셋째는 사실과 주장을 분명히 구분하여 이해의 혼선이 없도록 하는 것이다. 넷째는 간결하고 분명한 서술을 하며, 가능하면 개조식으로 보고서를 만든 것이 좋을 수 있다.
다섯째는 가능하면 사업이나 업무 추진 결과를 분석 평가하고 효율적인 개선 방안을 제시하는 것이 바람직하다. 마지막은 보고자의 겸손한 태도와 절제된 언어의 구사이다. 이는 하루아침에 되는 것은 아니기 때문에 평소의 꾸준한 훈련이 필요할 것이다. 업무보고의 지혜는 역지사지의 관점에서, 즉 상사나 보고 받는 사람의 입장에서 궁금증과 우려가 해소되고 신뢰와 기대가 충족될 수 있도록 만드는 것이다. 이에 반하여 좋은 기회다 싶어 자기 자랑이나 전문적 지식과 능력을 과시하는 내용을 담게 되면 역효과를 낼 수도 있다. 겸손하고 사실과 자료에 입각한 보고가 되도록 노력하는 좋을 것이다.
업무보고가 성공적으로 되려면 보고의 기술과 전략만으로 충분하지 않다. 그보다는 자신이 맡은 사업이다. 업무를 최선을 다해 추진하고 성공시키려는 겸손하고 성실한 자세가 먼저 선행되어야 함은 말할 필요가 없다. 자신이 맡은 업무를 평소에 선배 동료들에게 끊임없이 묻고 배우면서 추진하는 겸손하고 성실한 자세를 견지하면 이로써 업무보고의 성공적 바탕이 이미 이루어진 셈이다. 이러한 지혜를 발휘하여야 업무보고의 기술과 전략도 빛나게 될 것이다.
장석민, Ph. D.(한국교육연구소 이사장/ (전)한국복지대학교 총장)
