| ▲우측부터 민원여권과 최준용 과장, 배나경 주무관, 이복순 팀장 |
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■칭찬합시다 : 관악구청 민원여권과 배나경 기록물관리전문요원
관악의 기록물 생산에서 보존 폐기까지 관리
민원여권과 배나경 전문요원, 관악의 기록물 라이프사이클 체계적으로 관리
“직원들의 평이 좋아 유심히 지켜봤다”
관악구청 민원여권과 최준용 과장은 배나경 주무관에 대해 “아이가 6세인 엄마이고, 남편도 기록연구사로 강원도 화천에서 일하고 있어 주말부부라는 어려운 여건에도 불구하고 일을 너무 열심히 잘한다”며 칭찬코너에 추천했다.
배나경 주무관은 지난 2010년 1월부터 관악구에 채용돼 관악의 기록물을 전문적이고 체계적으로 관리하기 시작한 기록물 관리 전문가다.
김대중 정부 시절인 1999년 제정되고, 2000년 공표되었으며, 노무현 정부 시절인 2004년부터 2008년까지 모든 공공기관에 기록물관리전문요원 채용이 의무화되었다.
관악구는 기록물관리전문요원 채용이 다소 늦기는 했으나 배나경 주무관이 채용된 뒤 기록물 관리가 보다 전문화되고 체계화될 수 있었다.
최준용 과장은 “과거에는 직접 손으로 기록한 종이문서를 비롯해 타자기에 의한 타이핑 역시 비전자 문서였으나 컴퓨터가 온라인 시스템으로 발전한 2004년부터 본격적으로 전자문서로 보존할 수 있게 되었다”고 밝혔다.
관악구는 2004년 전자문서시스템이 시행되기 이전에 생산돼 종이로 보관해온 중요기록물 2만 1천여 권의 방대한 기록을 지난 2003년 12월부터 2014년 8월까지 14차례에 걸친 기록물전산화 작업을 통해 디지털정보로 구축했다. 구는 중요 기록물을 스캐닝하여 전자문서로 보관하는 것과 함께 종이기록물을 기록관에 이중 보관하고 있다.
관악구는 2007년 9월 현 통합 신청사로 이전하면서 본관 지하1층에 100평 규모의 종합문서고인 기록관을 설치하고 이동식 서가인 모빌렉 72면과 목재서가 복식 15조를 조성한 후 보존기간이 영구·준영구이상인종이기록물 28,465권과 30년 이하 종이기록물 11,846권을 보관하고 있다.
기록물관리전문요원 역할
배나경 주무관은 기록물관리전문요원이란 직업과 관련 “교원자격을 취득하기 위해 교육대학원을 다니던 중 민주화운동기념사업회에서 아르바이트로 민주화운동 사진 기록물을 정리하다가기록물관리전문요원이라는 직업을 알게 되었다”며, “기록물 관리가 재밌을 것 같아 다니던 교육대학원을 그만두고 대학원에서 기록관리학을 전공하여 자격을 취득하게 되었다”고 밝혔다.
배 주무관은 기록물관리전문요원 역할에 대해 “공공기관의 기록물이 생산되는 것부터 시작해 보존기간을 거쳐 폐기되기까지 기록물의 라이프사이클을 관리하는 전문인력”이라며, “업무과정에서 생산되는 기록물은 각 부서에서 담당자가 등록·관리하도록 되어 있고, 등록된 기록물의 보존기간 평가와 폐기여부는 기록전문요원의 심사의견서가 첨부되어야 가능하다”고 설명했다.
관악구 기록물의 보존기간은 ▲영구 ▲준영구 ▲30년 ▲10년 ▲5년 ▲3년 ▲1년으로 단위업무에 따라구 관련부서 및 국가기록원과 협의하여 총7종으로 분류돼 보존기간이 결정된다.
보존기간이 도래한 기록물은 폐기에 앞서 기록물평가심의위원회에서 보존기간 연장 여부와 관련 재평가를 받는다. 배나경 주무관은 기존 서면평가 위주의 기록물평가심의위원회를 외부 전문가를 위촉해 심의위원회 운영을 통한 평가 방법으로 내실을 다지기도 했다.
관악구 기록물은 각 소관부서에서 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 보관되고(2년 이내로 업무에 활용되고 이후 기록관에서 보존)보존기간이 만료된 기록물은 1년에 한 번씩 파쇄차량 4~5대 분량이 위탁돼 파쇄 된다. 배나경 주무관은 그동안 돈을 내고 파쇄 해왔던 것을 무상으로 파쇄 할 수 있도록 협의해내기도 했다.
기록물관리전문요원은 기록물 사서라고 불리기도 한다. 배나경 주무관은 “하루에 몇 번씩 관계부서 담당자로부터 기록물 열람 승인 요청을 받고 있다”며, “보상관련 부서의 경우는 수십 년 전 보상이력 원본을 찾기도 한다”고 말했다.
배 주무관은 2004년이전 종이기록물을 전산화하는 과정에서 각종 인허가 서류와 관련 도면의 이미지를 스캐닝 한 것만 아니라 기록물을 분류 정리해 보존상자에 배치하고, 목록을 입력하여 신속하게 열람할 수 있도록 체계적으로 관리했다.
아울러 전자기록물과 비전자기록물을 전자문서시스템에서 기록관리시스템으로이관하고, 기록물 전수조사를 전면 실시해 기록정보 인프라를 구축하여 기록물 활용도를 높였다.
이와 함께 직원을 대상으로 자체 개발한 기록관리 실무 매뉴얼로 전자문서 등록방법을 교육시키고, 기록관리 실태점검을 통해 공공기록물 관리의 중요성을 전파하여 왔다.
최준용 과장은 “배나경 주무관은 성격이 깔끔하여 남한테 맡기지 않고 직접 일을 처리하고, 필요하면 직접 출장 나갈 정도로 직원 교육도 열정적으로 한다”며, “종이기록물이 보존된 기록관 관리만 아니라 전자기록물 보존도 체계적으로 관리돼 직원들이 필요한 기록물의 검색과 열람이 신속하게 이뤄지고 있다”고 평가했다.
배나경 주무관은 서울시 인센티브 2013년 기록물관리분야, 2014년 기록운영내실화 분야에서 만점에 이어 2015년 민원행정 시민만족도 제고 유공 공무원으로 시장 표창을 받기도 했다.
구청 민원여권과 소개
구청 민원여권과는 ▲민원행정팀 ▲민원처리팀 ▲가족관계등록팀 ▲여권팀 등 4개 팀으로 구성돼 본관 1층에서 민원업무를 보고 있다.
배나경 주무관이 소속된 민원행정팀(팀장 이복순)은 기록물 관리를 비롯해 대외전자문서와 우편물 및 문서를 접수받아 해당부서에 배부하고, 120 시·구통합콜센터를 지원하며, 민원서비스 종합평가, 민원행정 제도개선 및민원처리 단축 마일리지를 담당하고 있다.
민원처림팀과 가족관계등록팀, 여권팀은 구민들의 민원을 접수받는 팀으로 통합증명민원 발급을 비롯해 가족관계등록신고 접수 및 처리, 여권신청 접수와 교부 등의 업무를 맡고 있다.
이복열 기자
재창간 331호
